Informativa sul trattamento dei dati personali

Fascicolo Tecnico Srl, con sede legale in Viale Benedetto Croce, 16 – 63100 Ascoli Piceno, in persona del legale rappresentante Roberto Maravalli, Amministratore Unico, che gestisce la piattaforma Fascicolo Tecnico (www.fascicolo-tecnico.eu).

Per qualunque richiesta sui tuoi dati: amministrazione@fascicolo-tecnico.eu.

A chi accede alla piattaforma come amministratore di uno o più condomìni, e ai collaboratori dello studio a cui l'amministratore crea un accesso personale. Il servizio è contrattato dal condominio, che l'amministratore pro tempore rappresenta e in nome del quale sottoscrive il contratto.

Questa informativa riguarda i dati che trattiamo su di te per far funzionare il tuo accesso e gestire il rapporto con il condominio.

Non riguarda i dati che inserisci nella piattaforma: anagrafica dei condòmini, documenti del fascicolo, comunicazioni ed evidenze dell'invio, segnalazioni, interventi, bacheca. Di quei dati il titolare è il condominio; noi li trattiamo per suo conto e secondo le istruzioni impartite tramite te, come responsabili del trattamento, alle condizioni dell'accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR) che fa parte del contratto di servizio. Lo stesso vale per la rubrica dei fornitori del tuo studio, di cui il titolare è lo studio. L'informativa agli interessati per quei dati spetta al titolare.

Fra i dati del condominio c'è anche il registro attività: per ogni condominio la piattaforma annota chi ha fatto un'operazione, quando, che cosa (per esempio un documento caricato o una comunicazione inviata) e quali dati sono cambiati, senza il loro contenuto. Lo vedono l'amministratore dello studio e il titolare della piattaforma; nessuno lo può modificare o cancellare. Anche di questo registro il titolare è il condominio. Se sei un collaboratore, l'informativa sul trattamento dei tuoi dati da parte dello studio te la fornisce lo studio.

Necessari per creare l'accesso: nome, cognome e indirizzo email. Facoltativi: telefono e denominazione dello studio. Ce li comunichi tu quando chiedi l'attivazione del servizio per il condominio; i condomìni assegnati e il ruolo li registriamo noi all'attivazione. Per un collaboratore, nome, cognome ed email li inserisce l'amministratore dello studio quando gli crea l'accesso.

Le credenziali di accesso. La password non è conservata in chiaro: il sistema di autenticazione ne tiene soltanto un'impronta non reversibile (hash bcrypt con salt). La password provvisoria è generata dal sistema, ti arriva via email ed è mostrata a chi crea il tuo accesso, perché possa comunicartela se l'email non arriva: per questo al primo accesso il sistema ti chiede di sostituirla con una tua.

I condomìni a te assegnati e il ruolo che vi ricopri; per un collaboratore, lo studio per cui lavora e se il suo accesso è attivo.

Il registro delle esportazioni degli archivi: chi le ha eseguite, quando, di quale condominio.

I registri tecnici che i sistemi generano automaticamente quando usi il servizio (accessi all'autenticazione, richieste al sito, invio delle email), che possono contenere indirizzo IP, tipo di browser, data e ora.

I dati necessari alla fatturazione del servizio al condominio, che ci comunichi tu, e le email che scrivi all'assistenza.

I recapiti che scegli di inserire nella scheda dei condomìni, che diventano visibili ai condòmini con accesso: quali indicare lo decidi tu.

Per darti accesso al servizio contrattato dal condominio, gestire il tuo account, fornirti assistenza e inviarti gli avvisi di servizio (scadenze dei documenti, esiti degli invii, richieste di correzione, segnalazioni, interventi): legittimo interesse nostro e del condominio a eseguire il contratto tramite il suo amministratore pro tempore, che lo sottoscrive in nome del condominio e non in proprio (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR). Gli avvisi di servizio non sono comunicazioni promozionali.

Per gli obblighi fiscali, contabili e di legge: obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c).

Per la sicurezza della piattaforma, la prevenzione di accessi abusivi, la ricostruzione delle operazioni in caso di incidente e la difesa dei nostri diritti: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f).

Ci avvaliamo di questi fornitori, che trattano i dati per nostro conto come responsabili del trattamento, sulla base dei loro accordi sul trattamento dei dati:

Alcuni dati escono quindi dallo Spazio economico europeo: verso Singapore e gli Stati Uniti per Supabase, verso gli Stati Uniti per Vercel e Resend. Questi trasferimenti avvengono sulla base delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, contenute negli accordi sul trattamento dei dati di ciascun fornitore; Resend aderisce inoltre all'EU-U.S. Data Privacy Framework. Puoi chiederne copia all'indirizzo indicato sopra.

I dati non sono venduti né ceduti a terzi per finalità commerciali.

I consulenti fiscali e contabili di Fascicolo Tecnico Srl, per gli adempimenti di legge, e le autorità che ne facciano richiesta nei casi previsti dalla legge.

Dati dell'account (nome, email, telefono, studio, condomìni assegnati): finché il tuo accesso resta attivo, e per 12 mesi dalla sua chiusura, per l'assistenza residua e l'eventuale gestione di contestazioni. L'accesso si chiude quando non amministri più alcun condominio sulla piattaforma, perché il servizio è cessato o perché è subentrato un altro amministratore. L'accesso di un collaboratore si chiude quando l'amministratore lo disattiva, o quando si chiude quello dell'amministratore.

Dati fiscali e contabili: dieci anni, come prevede la legge.

Registro delle esportazioni: 12 mesi da ciascuna esportazione.

Registri tecnici dei fornitori: per i tempi stabiliti dai fornitori stessi, che con i piani in uso sono di 7 giorni per Supabase e di 1 giorno per Vercel. Resend conserva i dati dei messaggi inviati e i relativi registri per 30 giorni.

Email che scrivi all'indirizzo indicato sopra (assistenza, richieste sui tuoi dati): per il tempo necessario a gestirle e per i 12 mesi successivi alla loro chiusura, per poter dimostrare come sono state trattate.

Copie di sicurezza della banca dati: 7 giorni, poi si sovrascrivono. Un dato cancellato può quindi restare nelle copie fino a 7 giorni.

Alle condizioni previste dal GDPR (artt. 15-22) puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione e la limitazione del trattamento, e puoi opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. Scrivi a amministrazione@fascicolo-tecnico.eu: riceverai risposta entro un mese.

Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Senza nome, cognome ed email non è possibile creare l'accesso.

Non effettuiamo profilazione né decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati.

Nel sito non sono installati strumenti di statistica, pubblicità o profilazione, e le funzioni di statistica dei fornitori non sono attive. Non registriamo l'apertura delle email né i clic sui loro contenuti. I caratteri tipografici sono serviti dal sito stesso, senza richieste a servizi esterni.

Usiamo soltanto i cookie tecnici che mantengono attivo il tuo accesso: restano nel browser finché non premi "Esci" e comunque non oltre 400 giorni. Senza di essi non è possibile entrare nell'area riservata.

Il browser ricorda inoltre, nella sua memoria locale, gli ultimi 5 condomìni che hai aperto (nome e codice interno), per mostrarteli nel menu. Questo elenco resta sul tuo dispositivo, non ci viene inviato, e rimane finché non cancelli i dati di navigazione del sito.